Discussiëren of Verantwoordelijk houden: De Vergadercultuur

Het is een voorrecht dat ik in verschillende bedrijven vergaderingen mag bijwonen. Vaak zijn deze bedrijven op zoek naar meer eigenaarschap, verantwoordelijkheid en daadkracht in de organisatie. Het is dan altijd aardig om vanuit dit perspectief de discussies tijdens de vergadering te volgen. Dan blijkt de vergadering een fraaie weerspiegeling van die organisatie.

De eigen vergadering zou daarom voor een Management Team een uitstekend startpunt kunnen zijn in haar zoektocht, als alternatief voor het discussiëren over eigenaarschap, verantwoordelijkheid en daadkracht tijdens de vergadering.

Aan het eind van zo’n vergadering probeer ik altijd wat tips mee te geven, al lukt dat niet altijd vanwege tijd (vergadering is al uitgelopen) en/of emotie (te hoog opgelopen tijdens de discussies). Dit zijn tips die ik dan eigenlijk mee had willen geven:

• Kijk vooruit. Focus op het verleden leidt tot een verdedigende houding (en uitleggen), focus op de toekomst leidt tot verwachtingen managen en daadkrachtig vinden van oplossingen.
• De werkrelatie leidend. Los irritaties op door elkaar aan te spreken op de relatie en de manier waarop wordt samengewerkt, niet via de inhoud en meer afspraken.
• Elke deelnemer is projectleider. Focus op (eind)verantwoordelijkheid voor elk onderwerp op de agenda leidt tot eigenaarschap, voortgang en resultaat. Geen plaats voor toeschouwers.
• De voorzitter is gespreksleider. Focus op het leiden van de vergadering maakt dat de leider leidt en niet het wedstrijdje ‘ik ben de beste’ en/of ‘gelijk krijgen’ domineert.
• De actielijst is de agenda. Focus op het oplossen van actiepunten geeft ruimte voor nieuwe actiepunten. Discussie vindt plaats buiten de vergadering, conclusies worden kort besproken.
• Geen notulen. Besluiten en voortgang worden direct vastgelegd op het voor iedereen zichtbare actiebord. De tijdswinst wordt benut voor oplossingen en kansen.
• Geen stoelen. Staan voor het actiebord zorgt voor focus op actie, dynamiek en bondigheid, en voorkomt dat we er ‘eens even goed voor gaan zitten’.

Het toepassen van bovenstaande ‘gedragsregels’ lijkt misschien eenvoudig, maar dat is het in de praktijk niet. Specifieke begeleiding en coaching is dan vaak noodzakelijk om de bestaande patronen te doorbreken. Ervaring van een MT-lid leert dat “door met onze neus op de feiten gedrukt worden is confronterend maar waardevol, de begeleiding in een traject van oké naar goed en naar beter is intensief maar levert heel veel op”.

Herkenbaar? Wil je meer weten over deze begeleiding kijk dan voor meer informatie op de pagina 'Wat doe ik'.